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Document Text Contents
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dilas 1'

Organización y operación de
eventos especialesopmr..

Diana Peña Guzmán

000151

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SERIE TRILLAS TURISMO

El avance del turismo en el mundo,
pero especialmente en los países
industrializados del área occidental, ha
propiciado el surgimiento de estudios
descriptivos y analíticos que pretenden
explicar las características esenciales
de dicho fenómeno. Éste no es sólo de
índole social y económica, sino también
de carácter cultural, ya que por medio
de él, y de una forma agradable, es
posible adquirir nuevos conocimientos
y obtener experiencias inolvidables. La
exigencia de analizar, sistematizar y
planificar lo referente a la prestación y
el consumo de servicios responde a los
requerimientos de crecimiento de
este sector.

Editorial Trillas, consciente de la
trascendencia económica que reviste
para nuestro país —y para el resto de
América Latina— el desarrollo de la
industria turística, ofrece a sus lectores
una serie de obras orientadas a impulsar
esta actividad.

Los autores, un destacado equipo
de profesionales con gran experiencia
en el campo, se proponen cubrir las
necesidades de los estudiantes y
profesionales de las carreras de turismo
en sus niveles técnico y superior, así
como satisfacer la demanda bibliográfica
generada por el área de capacitación.
Para lograrlo, diseñaron una serie de
obras que cubren las áreas principales
de la actividad turística.

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Grupo de familiarización (fam trip o grupo fam)

Son los grupos que visitan el hotel para conocer su infraestructura turís-
tica y familiarizarse con ella. Estas visitas al hotel pueden ser con objetivos
particulares para conocer sus instOaciones, como parte del programa promo-
cional del hotel o centro receptor de turismo (véase cap. 5), aunque también
puede ser un programa de un operador de tour (tour operator) o agencia de
viajes.

En el primer caso, el hotel puede invitar a una persona o a un pequeño
grupo de ellas, a visitar el hotel, conocerlo y familiarizarse con él, con objeto
de que en el futuro pueda considerarse como sede para un evento.

A los grupos de familiarización (igual que a los de inspección) se les
programa un itinerario de recorrido por todas las instalaciones, para mostrár-
selas con cierto detalle (habitaciones, áreas comunes y de recreación, y salas
de juntas).

Grupo de inspección

El grupo de inspección, también llamado site inspection group, es el que
viene a cerciorarse o a comprobar la infraestructura o los servicios de cierta(s)
área(s) del hotel como resultado de alguna duda específica, con el objetivo
de verificar si las instalaciones cumplen con los requisitos para el evento que
piensan llevar a cabo en él.

Para los intereses de grupos y convenciones, tanto para los viajes de fami-
liarización como para los de inspección, el hotel invita a una o varias personas
clave en decisiones de grupos a visitarlo con el objetivo de que éste sea to-
mado en cuenta como sede actual o futura de un grupo en particular o varios
grupos. La invitación incluye habitación de cortesía y, en ocasiones, alimentos
parciales o totales.

Al igual que con los grupos de familiarización, los grupos de inspección
también se pueden llevar a cabo como parte promocional del propio hotel con
diversos fines, como parte del programa de promoción del centro receptor (por
medio de la Secretaría de Turismo federal o estatal, o de la oficina de conven-
ciones como lo veremos también en la página 181) o como respuesta a una
petición expresa de alguna empresa, agencia de viajes u operador de tour.

Grupo VIP

Las siglas VIP provienen de los términos en inglés "very important per-
son", o "very important people", y se usa para designar a la "persona o perso-
nas muy importantes"; es decir, es un individuo o grupo al que el hotel o el sitio
receptor lo cataloga como alguien a quien o quienes deben dárseles atenciones
especiales y sobresalientes.

Se considera VIP a aquella(s) persona(s) que por su trayectoria como
clientes actuales, clientes potenciales, o por la influencia que éstos ejercen

TERMINOLOGÍA DE GRUPOS EN UN HOTEL 1 1 9

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como tomadores de decisiones, pueden proporcionar clientes al hotel y, por
tanto, son de especial deferencia. Para ventas, un VIP puede ser:

a) La persona que está directa o indirectamente involucrada en la toma
de decisiones para que un grupo se haga definitivo o, en su defecto,
puede negociar servicios adicionales para la estancia del mismo.

b) La persona o las personas involucradas con viajes, quienes pueden
ser clientes minoristas, mayoristas o de allotment.

c) La persona o las personas involucradas o no con viajes que, por su
estrecha relación con los clientes, pueden influir en éstos a decidirse
por una estadía en el hotel o cadena de hoteles. Por ejemplo, algunas
secretarias que pueden reservar para sus jefes las estadías en una ca-
dena de hoteles determinada, y que a veces, incluso, están inscritas
en un programa especial.

d) Las personas que influyen en la opinión pública. En este caso, po-
demos considerar a los reporteros, periodistas o ciertos directores de
programas en medios de comunicación.

e) Clientes repetitivos de un hotel o cadena de hoteles.

Grupo de incentivos

Son viajes organizados por empresas para motivar o "incentivar" a sus
empleados, clientes distinguidos y proveedores. Aunque estos grupos general-
mente se clasifican como viajes de convenciones, por ser organizados por las
empresas, tienen una peculiaridad muy importante para el hotel, como lo ex-
plicamos en "Viajes de incentivo", en el capítulo 1.

La importancia para los hoteles, en general, es que en esta categoría tiene
mayor relevancia el programa social que el de trabajo y, por tanto, requieren
pocas salas para sesionar. En este caso, el establecimiento debe tratar de ofre-
cer a los organizadores actividades sociales interesantes dentro de las instala-
ciones hoteleras, de manera que el grupo cumpla con sus objetivos recreativos,
y que, al mismo tiempo, el hotel consiga que la derrama económica se haga
principalmente en su propiedad, en vez de otros establecimientos.

Grupo de congresos

Son los viajes que organizan las asociaciones, sociedades, colegios pro-
fesionales, federaciones o universidades, con el objetivo de dar a conocer,
analizar o intercambiar opiniones acerca de los avances, las investigaciones o
conocimientos de contenidos científicos, culturales, educativos, económicos,
políticos, o del tema de ciencia de que se trate (véase Congreso, cap. 1).

Para los hoteles, la peculiaridad de estos grupos es que se caracterizan
por tener una participación numerosa, por lo que requieren salas grandes y,
a menudo, muchas salas pequeñas en uso al mismo tiempo, para sesiones de
trabajo.

1 20 CAP. 4. LA GERENCIA DE GRUPOS

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SERIE TRILLAS TURISMO

Comí
CEDOC-SECTUR

1. TE
2. AC

TL
3. PL",...

Económica, geográfica, ecológica
4. PROMOCIÓN Y COMERCIALIZACIÓN

DEL TURISMO
5. HOTELERÍA
6. RESTAURANTERÍA
7. AGENCIAS DE VIAJES Y

TRANSPORTACIÓN
8. INGLÉS
9. TURISMO CULTURAL

1111111111111111101110111111111111111111

CEDOC-SECTUR

LIB
659.2
P45
2004

Mercadotecnia y productivid
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Peña Guzmán, Diana
Congresos, convenciones y

Producto turístico
Aplicación de la estadística y del muestreo
para su diseño
Fabio Cárdenas Tabares

Organización de congresos y convenciones
Tonatiuh Cravioto Magallón

Publicidad turística
Jorge Dandá

Administración del tiempo libre
María del Carmen Morfín Herrera

Congresos, convenciones y reuniones
Organización y operación de eventos
especiales
Diana Peña Guzmán

Eventos
Guía práctica para su planeación y ejecución

4 PROMOCIÓN Y COMERCIALIZA
DEL TURISMO

Promoción turística
Un enfoque metodológico
Fundamentos de marketing turístico
Marketing de destinos turísticos
Marketing de restaurantes
Marketing de ferias turísticas
Marketing hotelero
Miguel Ángel Acerenza

Organización de reuniones
Convenciones, congresos, seminarios
Juan Manuel Buendía

Comercialización del turismo
Determinación y análisis de mercados

La segmentación del mercado turístico
Comercialización y venta

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CONGRESOS, CONVENCIONES Y REUNIONES
Organización y operación de eventos especiales

Diana Peña Guzmán

'En los últimos años, la economía de muchos paises en todo
el mundo se ha visto impulsada gracias al turismo, y dentro de

la diversidad de opciones que presenta esa importante actividad,
se encuentra el turismo de reuniones como un subsector en

franco desarrollo. Sin embargo, para que pueda ser explotada
eficientementé requiere de una infraestructura de calidad aunada

a la capacitación de todos los que intervienen en ella.
Países como Francia y España se encuentran entre los principales

receptores de turismo internacional y sobre todo de turismo
de reuniones, gracias a que han implementado importantes
estrategias de mercado para atraer a este tipo de visitantes.

Congresos, convenciones y reuniones nos presenta una amplia
visión de las distintas modalidades que abarca el turismo de
reuniones, entre las que se encuentran las convenciones, los

congresos, los foros, etcétera.
Diana Peña expone en términos claros la importancia que

tiene esta actividad para la economía de los diferentes destinos
turísticos, es también una guía para estudiantes y profesores de

las carreras de turismo, organizadores de eventos, operadores de
centros de convenciones, gerentes de grupos y convenciones de
los hoteles, y en general para todos los que se desarrollan en el

sector turístico.

Contiene

Definición de términos
Importancia del turismo de reuniones

Organización de un evento
La gerencia de grupos y convenciones en un hotel

El marketing del turismo de reuniones
Siglas • Anexos

ISBN-968-24-7146-X

1 II HEE
9 789682 471469
www.trillas.com.mx

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